מערכת לניהול מסמכים היא מערכת שמספקת סל פתרונות יעיל ונוח לכל ארגון שמעוניין להתייעל בכל הקשור אל המסמכים אותם הוא שמר במערכת המחשב שלו. המערכת מאפשרת שמירה של כל המסמכים בכונן וירטואלי, יש אפשרות להחליט על גיבוי אוטומטי, ניהול הרשאות והיא מתממשקת עם מערכת ההפעלה ווינדוס. כיום, כל ארגון שמעוניין להתייעל בוחר במערכת ניהול מסמכים.
ניהול מסמכים- איך זה מתבצע?
פעולת סריקה סטנדרטית תשמור את המסמך ישירות בתוך מערכת ניהול המסמכים. ברגע שהמסמך הופך להיות דיגיטלי תוכלו לבצע בו כל מה שאתם מעוניינים, אם מדובר על עריכה, מילוי שדות, שליפה מהירה באמצעות מנוע חיפוש ועוד. החיפוש יתבצע בהתאם למילות מפתח והתוצאות יהיו כל הגרסאות שכוללות את מילות המפתח המבוקשות והתאריך של כל גרסה וזאת על מנת שתוכלו לבחור בגרסה המתאימה ביותר לדרישותיכם.
ניהול של מסמכים – תחומים שונים
- תחום הרפואה- ניהול המסמכים בצורה יעילה במוסדות רפואיים יכול לחרוץ גורלות. כאן חשוב מאוד למצוא את המסמכים בצורה המהירה ביותר ושתהיה אפשרות לעבור ולשלוף מסמכים ממספר מקורות מידע שמשרתים את המוסד הרפואי.
- תעשייה- ניהול נכון של מסמכים מוביל לייעול המערכת של מפעלים וחברות רבות. מערכת זו שמציעה ניהול יעיל ביותר של כל המסמכים של הארגון מבטיחה חסכון משמעותי בזמן שליפת המסמך, ארגון וסדר של כל המסמכים של החברה, אבטחה ברמה גבוהה למסמכים השונים וזאת על ידי ניהול הרשאות, התממשקות עם מערכות ותוכנות אחרות איתם עובדים בחברה, גישה מרחוק לשליפת מסמכים ועוד.
- פיננסי- שליפה מהירה של כל מסמך פיננסי, דבר שמאפשר ביצוע חישובים מהירים ומתן האסמכתא הדרושה ללקוחות החברה, ניהול אוטומטי של כל מיני תהליכים בארגון, כלומר המסמכים עוברים באופן אוטומטי למחלקות שאמורות לקבל אותם ועוד.
לסיכום, ניהול מסמכים יעיל הוא אחד מהדברים החשובים ביותר לכל ארגון. ארגון יעיל מבטיח חסכון בזמן, כסף, תפוקה גדולה יותר ומוניטין מוצלח לחברה בכל הקשור אל סדר, ארגון ושירות הלקוח.
