ניהול מסמכים בעידן הדיגיטלי

 

רבים טוענים כי אין טעם להתחיל ולהעביר את כל המשרד ממצב של ניירת ידנית אל סריקת מסמכים דיגיטלית אם לא עושים את זה בצורה מסודרת, דהיינו, אם לא משתמשים בשירות או תוכנה מיוחדת של ניהול מסמכים. מאמר זה יביא בפני הקוראים את כל הנקודות החשובות ביותר אודות ניהול מסמכים.

 

החוכמה של הניהול

כל אחד מאיתנו מודע לעובדה כי לא כל אחד יכול להיות מנהל ולא כל אחד יכול להיות מזכיר או מנהלת משרד. אלו חייבים להיות בעלי כישורי ניהול וסדר בהם רוב האנשים לוקים. אך מה קורה כאשר הטכנולוגיה המודרנית שגרמה למעבר חד בין שיטת הניירת הידנית לבין השיטה הדיגיטלית ושימוש במחשבים גורמת לכך שכל אחד חייב לשמור את המסמך ולמקם אותו באזור מסוים במחשב.

 

התשובה היא שלעיתים קרובות התוצאה של פעולות פשוטות אלו היא כאוס. כאן, כל אחד סורק ושומר את המסמך במקום מסוים במחשב, כאשר מישהו אחר במשרד צריך לשלוף אותו אין הוא מוצא אותו ומתחיל בלגאן שלם אשר מוביל לחיפוש אשר יכול לקחת שעות. תוכנת ניהול מסמכים המותאמת לכל בית עסק התאמה אישית הינה המנהל החכם של העסק.

 

תוכנת ניהול מסמכים- חשוב לוודא

ברגע בו הסטטיסטיקה הראתה כי יותר מעשרה אחוזים מהזמן הנתון של כל עסק מבוזבז על חיפוש מידע, החלו מפתחים פתרונות שונים בדמות תוכנות ניהול מסמכים ותוכנות מדף שונות. כיוון שהמודעות גבוהה נכון לשנת 2013 יש פיתוחים שונים של תוכנות אלו ולכן חשוב מאוד לוודא כי התוכנה בה בוחרים היא אכן התוכנה לה זקוקים, זו אשר זכתה להכרה בינלאומית ובעלת ממשק ידידותי ופשוט. בנוסף, מפתחי התוכנה חייבים לשים דגש על כך שעובדים של כל חברה אינם מקבלים בהבנה ובקלות כל שינוי, בייחוד כאשר מדובר בדברים הקשורים אל מחשבים וניירת ולכן חשוב לבחור בתוכנה חכמה שאותה יוכל ללמוד כל עובד בקלות. חשוב לוודא כי התוכנה תתממשק לתוכנות האחרות (תוכנות האופיס ועוד), שתהיה גישת חיפוש מהירה ושליפת נתונים מכל מקום בו בוחרים וכי המערכת תהיה מותאמת במאת האחוזים לדרישותיו של העסק.

בלוג קידום אתרים שיווק באינטרנט שיווק עסקים
המשך לעוד מאמרים שיוכלו לעזור...
גלה את היתרונות העיקריים של בישול עם גריל הנינג'ה
האם אתה מסוקרן מהרעיון להשתמש בגריל נינג'ה כדי להכין את הארוחות שלך אבל לא בטוח ביתרונות שלו? כמומחה...
קרא עוד »
מרץ 12, 2024
קידום אתרים ומחיקת אזכורים שליליים
  אחד הדברים החשובים כאשר מתחילים קמפיין שיווק באינטרנט, זה לעשות את כל ההכנות הדרושות לצורך כך....
קרא עוד »
יול 17, 2013
לקנות ספר או להוריד ספר?
אנליסטים חזו פעם שספרים אלקטרוניים יעקפו את הספרים המודפסים עד שנת 2022. אחרי הכול, קל יותר לארוז אותם...
קרא עוד »
מרץ 28, 2022
תקועים מול המחשב כל היום? כך תהפכו את "קללת המסך" להזדמנות לעשות כסף בשוק ההון
השעון מראה עוד יום עבודה שמתקרב לסיומו (או שאולי רק התחיל, תלוי מתי אתם קוראים את זה). העיניים קצת...
קרא עוד »
מאי 21, 2025
דברים שכדאי לדעת על פסיכוקינזיז
אנשים שמוצאים את עצמם מתמודדים עם בעיות רפואיות לא פשוטות יודעים לומר שזה גם השלב שבו הם מתחילים לחפש...
קרא עוד »
יול 20, 2017
מאירים את המשרד הביתי: טיפים לתאורה נכונה שיגרמו לכם לעבוד כמו מקצוענים!
באמצע יום העבודה, כששמש מנסה לחדור דרך הווילונות, מה אתם עושים? יושבים בחושך, או מכתבים את העולם...
קרא עוד »
נוב 19, 2024
הפקת אנימציה לעסקים – מדוע זה משתלם
כשאנחנו חושבים על סרטי אנימציה, אז בדרך כלל הדבר הראשון שעולה לנו בראש אלה סרטים שמיועדים לילדים....
קרא עוד »
אוק 07, 2020
כל מה שרציתם לדעת על ניהול חניה
ניהול חניה הוא תהליך של ארגון, בקרה ואופטימיזציה של השימוש במקומות חניה במסגרות שונות, כגון ערים,...
קרא עוד »
אוג 03, 2023
פרסום בגוגל
תפקיד הפרסום משתנה. מנועי החיפוש הפכו ליותר ויותר אינטליגנטיים והם אפשרו ליצור מגוון רחב של תוכן...
קרא עוד »
יול 13, 2022
החשיבות של שירותי ענן לעסקים
  החשיבות של שירותי ענן לסקטור העסקי גדולה מאוד. אם בעבר, עסקים נאלצו להוציא כספים רבים על שירותים...
קרא עוד »
אפר 21, 2014
כרטיסי ביקור – מוצר הכרחי לכל עסק
  כרטיסי ביקור אשר מלווים אותנו כבר שנים רבות הם אחד המוצרים החשובים ביותר עבור כל עסק מכל סוג, שכן...
קרא עוד »
פבר 24, 2014
מה עושים במקרה של דחיית תביעת פיצויים לנפגע איבה? חקירה בעקבות הכישלון
כולנו יודעים שהחיים יכולים להיות בלתי צפויים. לפעמים, למרות הכוונות הטובות שלנו, גורל לא נעים מתערב,...
קרא עוד »
אוק 05, 2024