רבים טוענים כי אין טעם להתחיל ולהעביר את כל המשרד ממצב של ניירת ידנית אל סריקת מסמכים דיגיטלית אם לא עושים את זה בצורה מסודרת, דהיינו, אם לא משתמשים בשירות או תוכנה מיוחדת של ניהול מסמכים. מאמר זה יביא בפני הקוראים את כל הנקודות החשובות ביותר אודות ניהול מסמכים.

החוכמה של הניהול

כל אחד מאיתנו מודע לעובדה כי לא כל אחד יכול להיות מנהל ולא כל אחד יכול להיות מזכיר או מנהלת משרד. אלו חייבים להיות בעלי כישורי ניהול וסדר בהם רוב האנשים לוקים. אך מה קורה כאשר הטכנולוגיה המודרנית שגרמה למעבר חד בין שיטת הניירת הידנית לבין השיטה הדיגיטלית ושימוש במחשבים גורמת לכך שכל אחד חייב לשמור את המסמך ולמקם אותו באזור מסוים במחשב.

התשובה היא שלעיתים קרובות התוצאה של פעולות פשוטות אלו היא כאוס. כאן, כל אחד סורק ושומר את המסמך במקום מסוים במחשב, כאשר מישהו אחר במשרד צריך לשלוף אותו אין הוא מוצא אותו ומתחיל בלגאן שלם אשר מוביל לחיפוש אשר יכול לקחת שעות. תוכנת ניהול מסמכים המותאמת לכל בית עסק התאמה אישית הינה המנהל החכם של העסק.

תוכנת ניהול מסמכים- חשוב לוודא

ברגע בו הסטטיסטיקה הראתה כי יותר מעשרה אחוזים מהזמן הנתון של כל עסק מבוזבז על חיפוש מידע, החלו מפתחים פתרונות שונים בדמות תוכנות ניהול מסמכים ותוכנות מדף שונות. כיוון שהמודעות גבוהה נכון לשנת 2013 יש פיתוחים שונים של תוכנות אלו ולכן חשוב מאוד לוודא כי התוכנה בה בוחרים היא אכן התוכנה לה זקוקים, זו אשר זכתה להכרה בינלאומית ובעלת ממשק ידידותי ופשוט. בנוסף, מפתחי התוכנה חייבים לשים דגש על כך שעובדים של כל חברה אינם מקבלים בהבנה ובקלות כל שינוי, בייחוד כאשר מדובר בדברים הקשורים אל מחשבים וניירת ולכן חשוב לבחור בתוכנה חכמה שאותה יוכל ללמוד כל עובד בקלות. חשוב לוודא כי התוכנה תתממשק לתוכנות האחרות (תוכנות האופיס ועוד), שתהיה גישת חיפוש מהירה ושליפת נתונים מכל מקום בו בוחרים וכי המערכת תהיה מותאמת במאת האחוזים לדרישותיו של העסק.